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【電帳法】マネーフォワードクラウドBoxを使ってみた

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はじめに

2022年1月1日より、電子帳簿保存法(電帳法)により電子取引の情報(国税に関する帳簿・書類)の電子保存が義務化されています。今まで紙で保管していたスペースや探す手間を考えると、電子化することは大いに業務の効率化を担っていると思います。

「電子化」ということで、物理的なスペースではなくサーバー上のスペース(ソフトウェア等)が必要になりますが、皆様の会社ではどのようなツールで、どのようにして電子保存していますでしょうか。

弊社では、昨年夏に導入したマネーフォワードクラウドのサービスにある「マネーフォワードクラウドBox」(以下、MFクラウドBox)を利用していますので、今回はそちらの紹介をします。

マネーフォワードについては、会計・請求書・給与に関する記事がそれぞれありますので、ぜひご覧ください。

マネーフォワードクラウドBoxの使い方

MFクラウドBoxを開くとこんな感じです。

MFの他サービスと比べて、よりシンプルなメニュー画面です。

アップロードする際は…

ファイルを選択して、各項目を入力します。とても分かりやすいです。

上記に記載がありますが、電帳法の要件を満たすには、
 ・取引日
 ・取引先
 ・金額
の3点を入力する必要があります。

マネーフォワードと連携して…


更に上記サービスと連携すると、自動でこのMFクラウドBoxに保存できます。しかも、必要入力項目3点も自動で入ります。
まだこの連携を全然使いこなせていませんが(本当はもっと使いたい!が、中々そうはいかず…)、MF請求書では、請求書をメールで送付するとこのクラウドBoxに入るようです。

(この連携を使いこなせれば必要ないですが)弊社では検索するときの為に、ファイル名の頭に「請求書」「納品書」「見積書」などを入力して保存しています。
連携保存される場合は「書類種別」に自動で入りますが、手動の場合は種別の入力が出来ない為、ファイル名に入力しないと一覧で見たときに何の帳票なのか分からなくなってしまいます。

注意事項は

ファイルをアップロードすると簡単に削除できない(管理者権限があれば削除可能になったようです)ので、アップロードする前に要確認といったところでしょうか。金額等は修正は可能ですが、後々の為にも間違いなく入力する必要があります。

ちょっと気になる

細かいことを言うと、同じMF会計では上記のように金額入力欄に数値以外(カンマや円)を入力して保存を押すと自動で円を取って「10,000」と保存されますが、MFクラウドBoxの場合は「数値で入力してください」とアラートが出て、保存できないのが残念なところでしょうか…。

さいごに

電子化が義務化され、今まであまりやらなかった紙をスキャンして→そのファイルをアップロードして→金額等入力して…といった作業は、正直いまでも少し手間だと感じますが、冒頭で述べたように後々のことを考えると、電子化することはメリットが大きいようです。
また、電帳法の流れによって、弊社が取引先から受け取る帳票もPDFが増えてきました。その場合はそのPDFをそのまま保存して金額等入力(テキストデータだとコピペができてありがたい)するので更に手間が省けます。
電帳法が最初に施行されたのは今から24年前の1998年だそうです。2022年になってやっと義務化ということで、SDGsや働き方改革といった時代の流れで必然となったようですね。

以上、マネーフォワードクラウドBoxの紹介でした。

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