【発注を体感】Web注文フォーム作成の5つのおすすめポイント

「自社のWebサイトでも商品を販売したい」 「電話やFAX、メールでの注文管理が煩雑で、ミスも増えてきた…」

このようなお悩みをお持ちではありませんか？

インターネットでの商品購入が当たり前になった今、自社サイトにWeb注文フォームを設置することは、ビジネスチャンスを拡大し、業務を効率化するための重要な一手です。

しかし、「何だか難しそう」「費用が高そう」といったイメージから、導入をためらっている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Web注文フォームがもたらす多くのメリットから、失敗しないための作成ポイントまで、専門知識がない方にも分かりやすく解説します。

記事の最後には、実際に操作できる注文フォームのサンプルもご用意しました。その手軽さと高機能を、ぜひご自身の目でお確かめください。

まだ電話とFAX？ BtoBの受発注業務をWebフォーム作成ツールが解決する理由

いつも通りの電話での受注、当たり前のように届くFAXの注文書。長年続けてきたその方法が、もしかしたら御社の成長を妨げる「見えないコスト」になっているかもしれません。

「聞き間違いがないか、何度も復唱して確認する」
「走り書きされたFAXの文字を、担当者総出で解読する」
「紙の注文書を見ながら、販売管理システムへ手入力する」

これらの業務に、日々どれくらいの時間と労力が費やされているでしょうか。

Webフォーム作成ツールを導入することは、単に注文の受付方法を一つ増やすことではありません。旧来の受発注業務が抱える多くの課題を根本から解決し、生産性を劇的に向上させるための重要な一手です。

ここでは、WebフォームがなぜBtoBの受発注業務に必須なのか、その具体的な理由を掘り下げていきましょう。

人的ミスを撲滅！「聞き間違い」や「転記ミス」がゼロに

人的ミスを撲滅するには、Web注文フォームが有効です。手書きやFAXによる受発注では、どうしても聞き間違いや転記ミスが発生しがちです。Webフォームを導入することで、これらの人的ミスを大幅に削減できます。

Web注文フォームでは、お客様自身が直接入力するため、上記のようなミスが発生しません。正確な情報が即座にシステムに反映されるため、人的コストの削減にもつながります。結果として、業務効率が向上し、顧客満足度も高まります。

電話対応の時間を大幅削減し、本来のコア業務に集中

注文や在庫確認の電話は、集中している業務を何度も中断させます。特に、営業担当者や事務担当者がその対応に追われ、本来やるべき見積書の作成や顧客への提案活動などが後回しになってしまうケースは少なくありません。

Webフォームが24時間体制で注文受付を代行することで、こうした電話対応の時間はほぼゼロになります。創出された貴重な時間と人手を、より付加価値の高いコア業務に集中させることが可能になり、組織全体の生産性向上に直結します。

Web注文フォームは、顧客自身が発注作業を行えるため、電話での問い合わせや確認作業が大幅に減少します。その結果、担当者は本来注力すべき業務に時間を割けるようになり、企業全体の生産性向上に繋がります。

営業時間外の受注ロスをなくし、24時間ビジネスチャンスを拡大

「夕方に発注を思いついたが、もう営業時間外だ。明日FAXしよう」と考えた取引先が、翌日、他の緊急業務で発注を忘れてしまったり、急ぎで別の取引先に依頼してしまったりする…。これは、非常に大きな機会損失です。

Webフォームは、御社の営業担当者が休んでいる深夜や早朝、休日でも、休むことなく注文を受け付け続けます。取引先の「発注したい」というタイミングを逃さず、ビジネスチャンスを最大限に拡大します。

営業時間外の受注ロスをなくし、24時間ビジネスチャンスを拡大することは、売上増加に不可欠です。

受注ロスをなくすポイントを紹介します。

これらの要素は、顧客満足度を高め、企業全体の収益向上に繋がります。Web注文フォームの導入は、時間や場所にとらわれないビジネス展開を可能にし、競争優位性を確立するための重要な戦略となるでしょう。24時間365日、ビジネスチャンスを逃さない体制を構築し、更なる成長を目指しましょう。

受注業務の属人化を解消！担当者不在でもビジネスが止まらない

Webフォームの導入は、自社の効率化だけでなく、お客様である取引先の利便性を大きく向上させます。オフィスのPCからはもちろん、現場や移動中のスマートフォンからでも、品番や数量を入力するだけで手軽に発注が完了します。

取引先にとって「発注の手間が少ない、取引しやすい会社」という評価は、継続的な関係を築く上で非常に重要です。自社の都合を押し付けるのではなく、相手の働き方に寄り添う姿勢が、顧客満足度の向上と信頼関係の強化に繋がります。

Webフォームは、これらの問題を解決し、誰でも対応できる標準化された業務プロセスを構築できます。Webフォームに入力されたデータは、自動的にデータベースに保存され、チーム全体で共有できます。これにより、担当者不在時でも、他のメンバーが顧客の注文状況や過去の取引履歴を容易に確認でき、迅速な対応が可能になります。

注文履歴をデータで一元管理。問い合わせ対応もスピードアップ

「半年前のあの商品を、同じ数量でまたお願いしたいんだけど…」といった問い合わせに、分厚いファイルの中から紙の注文書を探し回ってはいないでしょうか。

Webフォームからの注文は、すべてデジタルデータとして蓄積・整理されます。取引先名や日付で検索すれば、過去の注文履歴は一瞬で確認可能です。これにより、問い合わせへの対応が格段にスピードアップするだけでなく、「どの取引先が、どの商品を、どのくらいの頻度で購入しているか」といった発注傾向の分析も可能になり、データに基づいた営業戦略の第一歩となります。

これらのメリットにより、顧客からの問い合わせに対して、担当者は迅速かつ正確な情報を提供できるようになります。 その結果、顧客満足度が向上し、リピート率の増加にもつながります。 注文履歴の一元管理は、顧客対応のスピードアップと品質向上に貢献する重要な要素です。

取引先はいつでもどこでも発注可能に。顧客満足度が向上

取引先の担当者は、PCやスマートフォンさえあれば、オフィス、現場、移動中など、場所や時間を選ばずに手軽に発注できます。この利便性の高さが、取引先からの信頼と満足度に繋がります。

これらの要素が、顧客満足度向上に繋がり、結果として企業への信頼感とロイヤリティを高めます。Web注文フォームは、単なる効率化ツールではなく、顧客との関係性を強化する戦略的な投資と言えるでしょう。

ペーパーレス化でコスト削減と検索性を同時に実現

大量に保管していたFAX用紙や紙の注文書が不要になり、印刷コストや保管スペースを削減できます。過去の注文を探す際も、紙の束から探すのではなく、データ検索で一瞬で見つけられます。

これらのメリットにより、業務効率が向上し、従業員はより重要な業務に集中できます。また、書類の検索性が向上することで、必要な情報を迅速に見つけ出すことができ、業務プロセス全体のスピードアップにもつながります。

発注内容の控えが自動で届き、「言った・言わない」の不安を解消

注文完了と同時に、発注者と受注者の両方に注文内容の控えメールが自動送信されます。発注内容が明確な記録として残るため、後のトラブルを未然に防ぐことができます。

これは、Web注文フォームが発注者と受注者の双方に安心感をもたらす重要な要素です。記録が残らない電話やFAXでの受発注では、後々になって「言った」「言わない」といったトラブルが発生する可能性があります。しかし、Web注文フォームであれば、自動で控えが送信されるため、発注内容の認識相違を防ぐことができます。

【取引先が使いやすい】BtoB専用Web注文フォーム 5つのおすすめ作成ポイント

Webフォームの必要性をご理解いただけたところで、次に重要になるのが「どのようなフォームを作るか」です。ここで最も大切な視点は、「自社が管理しやすい」こと以上に「お客様である取引先が使いやすい」ことです。

取引先にとって発注の手間が少ないフォームは、ストレスなく継続的な利用を促し、結果として自社の売上安定に繋がります。

ここでは、取引先に「この会社の注文フォームは使いやすい！」と思っていただけるような、5つの重要な作成ポイントをご紹介します。

ポイント1：品番検索や履歴からの「かんたんリピート発注」機能

BtoB取引の多くは、同じ商品を繰り返し発注する「ルートセールス」が基本です。毎回、長い品番や商品名を一から入力するのは、発注担当者にとって大きな負担となります。

そこで効果的なのが、品番や商品名で検索できる機能や、過去の注文履歴を呼び出して数量を変更するだけで再注文できる「リピート発注」機能です。「いつもの商品を、いつもの数量で」といった注文なら、数クリックで完了する手軽さは、取引先に大変喜ばれるでしょう。

これらの機能は、発注担当者の負担を軽減し、発注ミスを減らすことにも繋がります。特に品番検索機能は、膨大な商品の中から目的の商品を素早く見つけ出すのに役立ちます。注文履歴表示機能は、過去の発注内容を参考にすることで、発注内容の確認や修正が容易になります。これらの機能を提供することで、取引先の業務効率化に貢献し、顧客満足度向上に繋がるでしょう。

ポイント2：入力ミスを即座に防ぐ「エラー通知機能」

注文ボタンを押した後に、ページ上部に「入力に誤りがあります」とだけ表示され、一体どこを修正すればいいのか分からず、入力し直すのを諦めてしまった…という経験はないでしょうか。

優れた注文フォームは、必須項目が未入力であったり、品番の桁数が違っていたりした場合に、その場で該当箇所を赤枠で囲ったり、「必須項目です」といったメッセージをリアルタイムで表示したりします。どこを直せば良いかが一目で分かるため、取引先はストレスなく入力を完了でき、発注途中での離脱（カゴ落ち）を防ぎます。

エラー通知機能は、入力された情報が規定の形式と異なる場合、リアルタイムでエラーを表示します。

ポイント3：外出先からでも発注できる「スマートフォン対応」

現場の監督者や、お客様先を回っている営業担当者など、オフィスのデスクにいない時間が多い方も発注業務を行います。そのような状況を想定し、PCだけでなくスマートフォンの小さな画面でも最適に表示され、操作しやすいデザイン（レスポンシ-ブデザイン）は、今や必須の要件です。

文字が小さすぎて読めない、入力欄やボタンがタップしづらい、といったフォームは敬遠されてしまいます。いつでも、どこでも、どんな端末からでもスムーズに発注できる環境を提供することが、取引先の業務効率化にも貢献します。

ポイント4：取引の証拠を残す「控えメールの自動送信」

電話や口頭での注文で起こりがちなのが、「言った・言わない」のトラブルです。Webフォームでは、注文完了と同時に、入力されたメールアドレス宛に、注文日時、注文番号、商品、数量などが明記された確認メールを自動送信する設定が不可欠です。

この「控えメール」は、取引先にとっては「確かに注文が受け付けられた」という安心材料になり、自社にとっては受注の証拠となります。お互いが明確な記録を持つことで、信頼に基づいたスムーズな取引が実現します。

ポイント5：大切な取引情報を守る「SSL暗号化セキュリティ」

「どの会社が、何を、いくらで購入しているか」という取引情報は、重要な経営情報です。これらの情報が万が一外部に漏洩すれば、大きな問題に発展しかねません。

そのため、Webフォームには「SSL」という通信内容を暗号化する技術を導入し、第三者によるデータの盗み見や改ざんを防ぐ必要があります。サイトのURLが「https://」で始まり、ブラウザのアドレスバーに鍵マークが表示されているのが、SSL化されている証拠です。ユーザーセキュリティへの配慮は、取引先が安心してフォームを利用するための大前提となります。

これらの情報漏洩は、企業の信用失墜や損害賠償問題に発展する可能性があります。SSL暗号化は、これらのリスクを軽減するための重要な対策となります。

百聞は一見にしかず！まずはBtoB専用の発注フローを体感してください

ここまで、BtoB向けWeb注文フォームを作成する上での重要なポイントを解説してきました。

「なるほど、便利そうだけど、これだけの機能を持ったフォームを自社で用意するのは大変そうだ…」 「実際にどんな使い勝手なのか、試してみないと分からない」

そのように感じられた方も多いのではないでしょうか。

そこで当社では、BtoB取引用のWeb注文フォームのサンプルをご用意しました。 まずは、発注するお客様の立場で、その「使いやすさ」と「分かりやすさ」をぜひご体感ください。

▼▼ 今すぐWeb注文フォームの発注フローを体験する！ ▼▼

実際に回答すると、自動返信メール、注文履歴の確認、発注書のPDF出力などもできますので、ぜひお試しください

今の業務フローに簡単プラス。Webフォームの専門知識は一切不要です。

当社のWeb注文フォームサービスは、Webサイトの専門知識がないご担当者様でも、簡単にご導入いただけます。現在の業務フローを大きく変えることなく、電話やFAXと併用しながら、スムーズにWeb受注へと移行することが可能です。デザインのカスタマイズや、特定の取引先様専用の注文フォーム作成など、お客様のご要望に合わせた柔軟な対応も承っております。

まとめ：アナログな受発注業務から脱却し、生産性を向上させましょう

電話とFAXによる受発注業務は、慣れ親しんだ方法かもしれません。しかし、そこには人的ミス、業務の中断、機会損失といった、多くの見えないコストとリスクが潜んでいます。

Web注文フォームの導入は、これらの課題を解決し、自社の生産性を向上させるだけでなく、取引先の利便性を高め、顧客満足度を向上させるための「投資」です。

「何から手をつけていいか分からない」
「自社に合ったシンプルな発注システムを提案してほしい」

その第一歩を、私たちが力強くサポートします。
まずはサンプルフォームをお試しいただき、その効果を実感してください。そして、ぜひお気軽に御社の課題をお聞かせください。

受発注業務のデジタル化は、単なる効率化だけでなく、データに基づいた意思決定を可能にし、競争優位性を確立します。積極的にデジタルツールを導入し、業務プロセスを最適化することで、企業は持続的な成長を実現できるでしょう。