SmartHRって知ってますか?煩わしい紙やはんこ業務がなくなります!

2 min 113 views

突然ですが、SmartHRはご存知でしょうか?
最近、いろいろなところで宣伝を見かけますが、このコロナ禍で、今年に入ってからこちらを導入してみましたので、簡単にレビューできればと思います。

早速ですが、SmartHRのサイトは以下になりますので、ご存知ない方はご参照ください。

まず、なぜ、当社がこちらを選択したかと言うと、無料だからです。

利用人数30名以下という制限(2020年10月時点)等がありますので、ご注意ください。

こちらで今、何を活用しているかをピックアップしたいと思います。

  1. 給与明細のウェブ配信
  2. 労務関係の申請書類のタスク管理
  3. 年末調整の申請書類提出

実際には、上記3つ以外にもいろいろなことができるのですが、弊社としては、この3つだけでもかなり便利だと思い、導入しております。簡単にそれぞれの内容を説明します。

給与明細のウェブ配信

Before
  • 毎月、紙で手渡し
  • 給料日の朝に渡す(渡す側、もらう側の人がいる必要がある)
  • 既定フォームに流し込み印刷
After
  • ウェブ上にアップ
  • 公開の日付や時間の設定ができる(渡す側、もらう側の人がいなくても大丈夫)
  • データ上なので、必要なら各自が印刷

ほかにもいろいろなメリットはありますが、リモートワークの場合になった時でも、まったく問題ない運用になりました。

ひとつだけデメリットとして、給与システムとして「弥生給与」を採用しているのですが、一度、CSVとしてデータをダウンロードして、多少、データを加工してアップロードすること、また、公開日時を設定するという手間は増えています。

労務関係の申請書類のタスク管理

Before
  • 記憶や経験などで対応
  • 新しい法的な情報をネットや書類で仕入れる
After
  • ステップの指示通りに実行する
  • 何をやればいいかをイベントごとに指示してくれる
  • 最新のステップを教えてくれる

下図は毎年提出する賃金に関する書類のステップです。(すでに終わっているのでグレーアウトしてますが)
このような感じで、ステップごとにやるだけなので、記憶や経験に頼らないで必要な書類をそろえて、提出するだけで済みます。そういう意味では、総務や人事の教育にかかる時間も短縮できます。

年末調整の申請書類提出

Before
  • 年末調整用の書類を印刷し、配布
  • 不備の可能性が高い
  • 控除という仕組みを各自知らないといけない
After
  • ウェブから年末調整の案内の設定
  • ステップごとにやるので不備が少ないだろう
  • 控除の仕組みを知らなくても、ステップごとに操作するだけでできる。

年末調整は、社会人になりたての場合、仕組みをよく知らないケースがあるので、書類の不備が多い可能性があると思います。(実際に、私が社会人1年目の時、年末調整とか、控除とか意味がわかりませんでした。)

また、毎年、1回しかないということと、住宅ローン控除などはその年によって控除の額が様々であったりして、提出する側も、受け取る側も多少なりともシステムを理解しないといけないという状況でした。

ですが、これらのことは、すべて解決できて、年末調整の案内の設定さえすれば、各自にメールが自動で飛んで、保険の控除証明書などが届いたら、SmartHRにログインして、タスクをステップごとに進めればいいだけで、わざわざ控除額の計算をする必要もないし、最新の情報を示してくれるので、会社側、従業員側ともにウィンウィンなシステムだと思います。

導入を検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事