東京文久堂ニュース 2月60号

まだ2月ですが、3、4月は名刺のご発注を大量にいただく時期です。弊社では処理時間を短縮するために従来はデータベースでの名刺管理をしてまいりました。
今年からは、もっと合理化するために名刺受発注から印刷までのワークフローを自動化したオンライン名刺受発注システムを導入いたします。
簡単に説明しますと、インターネット上で、名刺の変更・校正・印刷発注までをお客様ご自身で行うことができる名刺受発注システムです。ネットでのご発注が可能なお客様にはご満足いただけるサービスだと思います。ご興味のあるお客様は弊社担当に是非お尋ねください。
さて、今月も下記のニュースをお届けいたします。
◆今月のNEWS◆
1 WORDやEXCELで「開く」画面で中身を確認するウラ技
2 重複データの削除方法(EXCEL)

◆1 WORDやEXCELで「開く」画面で中身を確認するウラ技

Excelからファイルを開く際、プレビューで内容を確認できたら便利(図1)ですが、普通にやってもできません。

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図1 Windowsではアプリの「開く」画面でプレビューボタンを押すと、選択したファイルのプレビューが右側に表示される(1~4)。だが、ExcelやWordでこの機能を使うには少々コツがいる。

 ファイルのプレビューは本来、Windowsのエクスプローラーの機能(図2)です。
アプリの「開く」や「名前を付けて保存」の画面ではエクスプローラーの機能を流用しているため、「メモ帳」などでは同じように選択ファイルのプレビューが効きますが、ExcelやWordはちょっと特殊で、自分自身の文書ファイルをプレビューできません(図3)。

図2 エクスプローラーでプレビューボタンを押すと、選択したファイルのプレビューが右側に表示される(1~3)。Windows 8では「表示」タブの「プレビューウィンドウ」をチェックする

図2 エクスプローラーでプレビューボタンを押すと、選択したファイルのプレビューが右側に表示される(1~3)。Windows 8では「表示」タブの「プレビューウィンドウ」をチェックする。

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図3 Excelの「開く」や「名前を付けて保存」の画面にもプレビューボタンがあるが、通常だとExcelファイルはプレビューできない(1~4)。

まずExcelを起動していない状態で、Excelファイルをエクスプローラー上でプレビュー。その後、スタートメニューからExcelを起動すると、「開く」画面できちんとプレビューできます。ただし、エクスプローラーのウインドウを閉じるとプレビューできなくなります。

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図4 エクスプローラーでプレビューすると、特殊な形でExcelが起動する(1)(2)。その後、スタートメニューからExcelを起動すると、2つめのインスタンスが作られる(3)(4)。Excelファイルをダブルクリックすると2つめが作られないので注意しよう(1つめが流用される)。「開く」画面でプレビューすると、1つめのインスタンスによってプレビューが実行される(5~7)。タスクマネージャーで調べると仕組みがよくわかる[注1] [注1]タスクバーを右クリックして「タスクマネージャーの起動」を選ぶと起動する。

 図4ではタスクマネージャーを使って仕組みも示したが、エクスプローラーでプレビューすると、バックグラウンドプロセスという不可視形態でExcelが起動します(メモリー上にインスタンスが作られます)。その後、スタートメニューからExcelを起動すると、2つめのインスタンスが作られますので、この2つめの「開く」画面でプレビューすると、1つめのインスタンスによってプレビューが実行されます。
ただし、先にExcelを起動するとうまくいきません。エクスプローラーでプレピューした際に、起動中のExcelが流用されてしまうからです(図5)。

図5 先にExcelを起動していると、エクスプローラーではそれを使ってプレビューが実行される(1~4)。Excelのインスタンスは1つだけなので、「開く」画面ではプレビューできない(5~7)。プレビューするには別のインスタンスが必要だ。

図5 先にExcelを起動していると、エクスプローラーではそれを使ってプレビューが実行される(1~4)。Excelのインスタンスは1つだけなので、「開く」画面ではプレビューできない(5~7)。プレビューするには別のインスタンスが必要だ。

 ちょっとややこしいので、ファイルの中身を大ざっぱに確認したいだけなら別の方法もあります。ファイル保存時に「縮小版を保存する」をチェックしておくと、アイコンとしてプレビュー画像を埋め込めます(図6、図7)。

図6 ファイルを保存する際、「縮小版を保存する」をチェックしておくと、シートのプレビュー画像がファイルに埋め込まれる(1~3)

図6 ファイルを保存する際、「縮小版を保存する」をチェックしておくと、シートのプレビュー画像がファイルに埋め込まれる(1~3)。

図7 エクスプローラーで表示を「大アイコン」などにすると、アイコンがプレビュー画像になる。Excelの「開く」画面も同様だ

図7 エクスプローラーで表示を「大アイコン」などにすると、アイコンがプレビュー画像になる。Excelの「開く」画面も同様だ。

◆2 重複データの削除方法(EXCEL)
○氏名とメルアドが同じなら重複と見なす

何万件とある名簿データで重複データの削除は大変な作業ですが、実は一発でやる方法があります。氏名とメールアドレスが両方とも同じなら重複と見なし、重複データを一括削除した例が図1です。住所ではなくメールアドレスを判定基準にしたのは、住所だと番地やビル名などの表記が不統一のケースもあるからです(図1上の7行目)。

図1 同姓同名の別人を考慮して重複データを削除するときは、氏名のほかにメールアドレスなどが一致した場合に重複と見なせばよい。番地の表記が不統一だったりするので、住所ではなくメールアドレスや郵便番号、生年月日、入社年などを組み合わせるとよい。

 利用したのはExcelの「重複の削除」という機能です(図2~図4)。これはどの項目が一致したら重複と見なすかを指定して(複数指定可)、重複データを一括削除できる優れものです。図1の例なら氏名とメールアドレスを判定項目に指定すればOKです。ご質問のケースなら氏名と住所を指定するだけです。

図2 図1上で表内のセルをどれか選択して「データ」タブの「重複の削除」をクリックする(1~3)。

図2 図1上で表内のセルをどれか選択して「データ」タブの「重複の削除」をクリックする(1~3)。

図3 続く画面で「氏名」と「Mail」だけにチェックを入れて「OK」を押す(1)(2)

図3 続く画面で「氏名」と「Mail」だけにチェックを入れて「OK」を押す(1)(2)

 図4 メッセージが現れたら「OK」を押す。これで図1下のように重複行が削除される。


図4 メッセージが現れたら「OK」を押す。これで図1下のように重複行が削除される。

○間違って消すのが心配なら数式で工夫して並べ替え
この方法は楽な半面、削除対象を事前に確認できないのが難点です。そこで、重複データを表の末尾に集め、確認してから手作業で削除する方法があります。ここでは氏名と郵便番号が同じものを重複と見なしましたが、氏名とメールアドレスなどの組み合わせでも要領は同じです。

図5 氏名と郵便番号を連結した文字列をF列で作る。それがその行までに何個あるかを計算したのがG列。初出は1で、2つめ以降は2以上になる。「F$2:F2」はコピーすると「F$2:F3」などと後半の行番号だけが変化する。

図5 氏名と郵便番号を連結した文字列をF列で作る。それがその行までに何個あるかを計算したのがG列。初出は1で、2つめ以降は2以上になる。「F$2:F2」はコピーすると「F$2:F3」などと後半の行番号だけが変化する。

図6 G列のセルをどれか選択して「データ」タブの「昇順」ボタンをクリック(1~3)。これでG列の出現数が小さい順に並べ替えられる(画面は並べ替え後)。2以上のもの、すなわち重複データが末尾に集まるので、確認後まとめて削除すればよい(4~6)。

図6 G列のセルをどれか選択して「データ」タブの「昇順」ボタンをクリック(1~3)。これでG列の出現数が小さい順に並べ替えられる(画面は並べ替え後)。2以上のもの、すなわち重複データが末尾に集まるので、確認後まとめて削除すればよい(4~6)。

 まず、文字列を連結する「&」演算子を使って、氏名と郵便番号を連結した文字列を数式で作ります。これが同じなら重複と見なすわけです。そうしたら、その文字列がその行までに何個あるかをCOUNTIF(カウントイフ)関数式で計算します(G列の出現数)。「$」を最初の行番号だけに付けた複合参照を使うのがポイントです。結果、この数字は初出の行なら1で、2回目以降すなわち重複行なら2以上になります。
この数字を基準に表を並べ替えると、重複データが末尾に集まりますので、内容を確認して一括削除することができます。
もっと慎重にやりたければ、氏名が重複している行をひとまとめにして、1つひとつ確認しながら手作業で削除する手もあります(図7~図9)。この場合は、同じ氏名が表全体で(「その行までに」ではない)何個あるかをCOUNTIF関数式で計算します(F列の出現数)。この数字を基準に表を並べ替えると、氏名が重複している行が末尾に集まりますので、1件ずつ確認して不要なものを削除します。何万件も先頭からすべて目で追うよりは楽なはずです。

図7 F列で、氏名が同じデータが表全体で何個あるかを計算する(1)。「$B$2:$B$15」はコピーしても不変で氏名欄全体を指す。そうしたら氏名の昇順で表を並べ替える。氏名のセルをどれか選択して「データ」タブの「昇順」を押せばよい(2~4)。

図7 F列で、氏名が同じデータが表全体で何個あるかを計算する(1)。「$B$2:$B$15」はコピーしても不変で氏名欄全体を指す。そうしたら氏名の昇順で表を並べ替える。氏名のセルをどれか選択して「データ」タブの「昇順」を押せばよい(2~4)。

図8 さらにF列を基準に並べ替える。出現数のセルをどれか選択して「データ」タブの「昇順」をクリックする。

図8 さらにF列を基準に並べ替える。出現数のセルをどれか選択して「データ」タブの「昇順」をクリックする。

図9 氏名が重複している行が末尾に集まる。1件ずつ確認しながら重複データを削除したいときはこの方法が便利だ。いきなり出現数で並べ替えると、氏名が飛び飛びになるので注意しよう。氏名、出現数の順で並べ替えると、出現数が同じ行は氏名の順で並ぶので、同じ氏名が連続する

図9 氏名が重複している行が末尾に集まる。1件ずつ確認しながら重複データを削除したいときはこの方法が便利だ。いきなり出現数で並べ替えると、氏名が飛び飛びになるので注意しよう。氏名、出現数の順で並べ替えると、出現数が同じ行は氏名の順で並ぶので、同じ氏名が連続する。

 なお、並べ替えは最初に氏名、次に出現数の順で行います。いきなり出現数で並べ替えると氏名が飛び飛びになるので注意しましょう。