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東京文久堂ニュース 1月59号

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◆今月のNEWS◆

1 姓と名を瞬時に分割(EXCEL)

2 冊子印刷ならAdobe Readerの機能を使うのが簡単(WORD)

3 「円」付きでも数値として計算可能に(EXCEL)

◆1 姓と名を瞬時に分割(EXCEL)

Excel 2013から追加された「フラッシュフィル」は、入力したデータのパターンに沿って同様のデータを入力できる機能です。例えば、半角スペースを挟んで姓と名が入力されたデータから、姓だけを抜き出せます。同様に名だけ抜き出すことも可能です。

左側にある氏名の姓のみを入力後(1)、次のセルを選択して「データ」タブの「フラッシュフィル」をクリックする(2)。それ以降のセルにも姓のみが自動入力される(3)

◆2 冊子印刷ならAdobe Readerの機能を使うのが簡単(WORD)

冊子印刷を利用すれば、文書を本のように加工することができます。用紙の表裏に2ページずつ印刷するため、一般的なA4用紙なら半分の大きさのA5サイズの冊子を作成可能です。A4サイズの冊子を作る場合は、A3用紙を利用します。

Word 2010では「ページ設定」ダイアログの「余白」タブで、「複数ページの印刷設定」で「本(縦方向に谷折り)」などを選ぶことで、冊子として印刷できます。しかし、この機能は設定がいまひとつ分かりづらいので、レイアウトが崩れてしまったり、プレビューから面付けを確認できなかったりすることもあります。

そんなときは、「Adobe Reader」の冊子印刷機能を利用しましょう。設定は簡単でレイアウトが崩れることもありません。プリンターが両面印刷に対応していれば出力されるのを待つだけです。なお、両面印刷非対応のプリンターを使っている場合は片面ずつ印刷する必要があります。

Word 2010では「ページ印刷」の「余白」で冊子向けの印刷方法を指定できるが、設定が分かりづらい。文書のレイアウトが崩れてしまったり、1枚の用紙に複数のページをうまく印刷できなかったりすることがある
「ファイル」タブで「保存と送信」を選び、「PDF/XPSドキュメントの作成」→「PDF/XPSの作成」とクリック。文書をPDF形式で保存する
Adobe Readerを起動し、作成したPDFファイルを読み込む
メニューの「ファイル」から「印刷」をクリック
「ページサイズ処理」で「小冊子」を選択し、印刷方法やとじ方を設定する。「印刷」をクリック
印刷した文書を折り畳んだり、ホチキスでとじたりすれば、冊子の完成

◆3 「円」付きでも数値として計算可能に(EXCEL)

数値に「円」などの文字を付けて入力すると、文字データと認識されてしまい、数式などで計算できません。計算対象にするには、表示形式で「円」を補います。「セルの書式設定」画面の「表示形式」タブで「ユーザー定義」を選択し、右側の「種類」欄の「G/標準」の後ろに「”円”」を加えます。「G/標準」とは、数値が入力されたときに適用される表示形式です。

数値の後ろに「円」が表示される(上)。カンマ区切りにしたい場合は、「#,##0″円”」と入力すればよい(下)。半角の「0」も「#」も数値の桁数を表す。「#」は該当する桁数がないと、何も表示しない
当該セルを選択し(1)、「ホーム」タブの「数値」右下部分をクリック(2)。「セルの書式設定」画面左で「ユーザー定義」を選択(3)。右側で「種類」 欄の「G/ 標準」の後ろに「”円”」を追加する(4)
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