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総務・経理業務の抜け漏れ防止!KintoneでToDoを管理してみた

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はじめに

総務や経理業務は多岐に渡りますよね。その中で毎営業日の様に行なう業務は頭に入っているのですが、年に1回だけ必要に応じて行なう業務ってうっかり忘れることありませんか? 私はありました(小声)。

でもKintoneでやることを管理するようにしたら抜け漏れしにくくなった気がします。そこで今回はやり方を紹介します。

Kintone(キントーン)とは

サイボウズ株式会社が制作・運営するクラウドサービスで、業務改善プラットフォームです。

プログラミング作業なしで、日報・スケジュール管理・お問い合わせ管理・顧客管理・採用管理などの、業務で実践的に使えるアプリを作成・運用できます。

弊社では、2021年より導入しています。

弊社のホーム画面はこんな感じです。
アイコンをクリックするとそれぞれアプリが開ける仕組みです。しかしゆるいですね。中段の右端が今回紹介する「総務・経理」アプリです。

設定方法…の前に

このように業務内容を1つずつ登録しています。頻度や時期なども細かく登録することで「久しぶりにやるけどどうやるんだっけ?」となってもここを見ながらやれば問題ありません。

設定方法

今回は年末調整を例えに紹介していきます。

1】年末調整のレコードを選択して、右上の歯車マークをクリックします
2】一番左のタブから「フォーム」を選択し、「日時」を配置し、フォームを保存します
【3】レコードの詳細画面に戻り編集画面にして、日時のフィールドを業務に取り掛かる日に設定します

レコードを編集するときは、キーボードのEを押すとそのまま編集画面になるので便利です

4】もう1度歯車マークを選択して一番右のタブ「設定」の「リマインダーの条件通知」をクリックします
【5】①追加するボタンをクリックすると②条件を入力するフォームが出現するので、通知のタイミング・通知の条件・通知内容と③通知先をそれぞれ設定していく。

私の場合(業務によりますが)業務に取り掛かる2日~7日前に自分に通知が来るよう設定しています

【6】通知のタイミングになると、こんな感じでメールが来てお知らせしてくれます

注意点

この通知設定は(私の知る限り)1回だけ有効なので、1回通知が来たらまた次の通知を受け取るには日時の再設定が必要なようです。

業務に取り掛かる前に次の日時を設定すればこれも忘れずにすむかもしれません。

さいごに

これで「忘れてた!」なんてことが防げるのではないでしょうか。

このようにプログラミングの知識がなくても出来てしまうのがKintoneの素晴らしいところです。

他にも総務・経理業務で使えそうなアイデアがあればまた紹介していきますね。

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