とても初歩的な話ですが、意外と多いのが「セルの結合」です。
上図のような結合をよく見かけます。
目で確認するには見やすいですが、バリアブル印刷でデータ処理する際に、不具合が生じます。
必ず、下図のような形に修正してください。
下図のようなタイトル行が2行あるデータベースもよく見かけます。
上図のようなデータでも、バリアブル印刷のデータベース処理ができないわけではないですが、事前にどちらのタイトルを優先し、どこからデータを開始するのかの意思疎通を図らないといけないので、タイトル行は1行にすることをお勧めいたします。
一見、問題ないデータに見えますが、セル内に改行が入っています。
上図のようなデータは、一見問題ないように見えますが、バリアブル印刷のデータ処理の際には不具合の原因となります。
セル内には改行を入れないようにしましょう。
ちなみに、改行の検索方法は以下を参照ください。
- STEP
「検索と選択」の「検索」をクリック
- STEP
検索する文字列に[Ctrl] キー＋[J]（コントロールキーを押したまま「J」を入力）
- STEP
検索したセルで改行を削除
こちらのデータもよく見かけます。
姓と名を同一のセルに入力してしまうと、バリアブル印刷できれいな名前の字取りができなくなってしまいます。
必ず、姓と名の間に、全角か半角スペースを入力するなどのルールにされていたとしても、姓の中にスペースがあったり、名の中にスペースがあったりした場合は、やはり同じようにきれいな字取りができなくなります。
特別な理由がない限りは、姓と名を別々のセルに入力するようにしましょう。
すでに、データベースがあり、姓と名の間にスペースがある場合は、お問い合わせください。
こちらも稀ですが見かけるデータベースです。
タイトル行に同じ名前の項目があると、データベースを処理する際に、不具合が生じます。
タイトル行は、重複しないように設定しましょう。
一見、気づきにくいですが、データの行が非表示になっていることがあります。
実際にデータベースの処理をする際には、そのデータの行も認識してしまいます。
データが不要な場合は、不要のフラグを立てる列を作成し、そちらに「不要」であることがわかるようにしましょう。
バリアブル印刷をきれいに行うためには、入力スタイルをいかに統一するかで品質が変わってきます。
- カタカナや英数字の半角／全角、大文字／小文字
- 郵便番号や電話番号、FAXの入力スタイル
- 住所の分割（ビル名、階数の分割）
- 記号の統一（[‐]ハイフン、[－]マイナス、[―]音引き、等）
これらを事前に統一することで、印刷時にバラつきがなく、きれいな仕上がりになります。
データの中に、余分な空白が入っている場合をよく見かけます。
データベースを制作する際は、極力スペースで見た目を整えるのではなく、列を増やして項目を追加しましょう。
なお、不要なスペースを削除したい場合は、以下の方法を参照ください。
- STEP
スペースを削除したい列あるいは行、範囲を選択し、「検索と選択」の「置換」をクリック
- STEP
検索する文字列に「スペース」を入力
置換後の文字列には何も入力しない。
「すべて置換」をクリックするとスペースが削除される。
一見問題なさそうですが、こちらも見かけるデータベースです。
データベースの処理を行う際に、データをCSVに変換してデータ処理を行います。
CSVとは、”Comma-Separated Values” といって、「カンマで区切られた数値」です。
データベースのセル内にカンマ「,」が入力されている場合は、そこで区切りだと判別してしまい、不具合が生じます。
データベースを作成する場合は、カンマを入力しないようにしましょう。
なお、データベース内にカンマが入力されているかを検索する際は、検索ツールで検索してください。
外字・作字については、データベースを作成または編集しているPC内に入っているフォントと文字コードによって、表示できる、できないという差が出てきます。
ある外字が表示できるPCで作成したデータは、その外字が表示できないPCでファイルを開いた場合、「〓」（ゲタ）もしくは「?」、「・」などで表示されます。
