Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートとはグーグルが開発した表計算ソフトで、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。

できることもExcelと似ていて、またExcelとのある程度の互換性も持っています。簡単な表であれば、Excelで作った表をGoogleスプレッドシートに読み込んで編集することもできます。

Googleスプレッドシートを利用するにはインターネットが必要？

GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションです。Webアプリケーションは、Webブラウザで動作するアプリケーションのことで、基本的な仕組みは通常のWebサイトと同じです。

このため、インターネットに接続できるパソコンとWebブラウザがあれば、Googleスプレッドシートはどこからでも利用することができます。

インターネットに接続していない場合は、Googleスプレッドシートのファイル一覧の画面で、ファイル右端のボタンをクリックし、メニューの［オフラインで使用できるようにする］をオンにします。

なお、この機能を利用するには、WebブラウザにGoogle Chromeを使って、「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能をインストールしておく必要があります。「Googleオフラインドキュメント」は、こちらからインストールできます。

GoogleスプレッドシートはGoogleドライブと一体化している？

グーグルは、クラウドにファイルを保存できるクラウドストレージサービスとして「Googleドライブ」を提供しています。これは、マイクロソフトのOneDriveにあたるサービスです。

Googleスプレッドシートは、このGoogleドライブと一体化しています。具体的には、Googleスプレッドシートで作成したファイルは、自動的にGoogleドライブに保存されます。また、Googleドライブ上で、Googleスプレッドシートのファイルを新規作成することもできます。

Googleスプレッドシートのファイルはパソコンやタブレット、スマートフォンで表示・編集できる？

Googleスプレッドシートで作ったファイルは、Googleドライブに保存されます。このため、インターネットが使えれば、その他のパソコンやタブレット、スマートフォンからもアクセスできます。

実際に、グーグルはiOS用およびAndroid用のGoogleスプレッドシートのアプリを提供しています。

このように、さまざまな端末を使って、さまざまな場所から同じファイルにアクセスできるのは、Googleスプレッドシートの非常に大きいメリットになっています。

Googleスプレッドシートは複数人による同時編集が得意？

Googleスプレッドシートには、複数人での同時編集が得意です。Googleスプレッドシートで作ったファイルは、Googleドライブに保存されます。つまり、クラウド上に保存されているので、そのファイルに、複数の人が離れた場所からアクセスし、同時に編集することができるのです。

この仕組みを使えば、たとえば請求書を作るとき、Ａさんが商品名と個数を入力し、Ｂさんが商品の一覧表を確認しながら単価を入力して、請求書を完成させるといったことも可能です。

また、チャット機能もあるので、同じ請求書を見ながら、「この商品の単価を確認して！」とか「正式な商品名を教えて！」といったやりとりを、リアルタイムで行うことも可能です。

Excelでも同様のことは可能ですが、手軽さはGoogleスプレッドシートの方が優れていると思います。

Googleスプレッドシートは基本的には無料？

まずExcelですが、こちらは有料のソフトです。Officeのプレインストールされたパソコンやパッケージを購入したり、Office 365というクラウドサービスを契約して、はじめて利用することができます。

これに対して、Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば、基本的には無料で利用できます。ただし、「G Suite」という企業向けのサービス（マイクロソフトのOfficeに相当します）を利用している場合は、その料金がかかります。

Googleスプレッドシートの特徴を活かす使い方は？

Googleスプレッドシートの表計算ソフトとしての実力は、ビジネスで十分活用できるレベルです。そう書くと「Excelとどっちがいい？」と考えたくなりますが、両者は排他的ではありません。

Excelは実績のあるソフトで、仕事はもちろん、他の会社とデータをやりとりするときも必ず必要になります。したがって、Excelのスキルは間違いなく必要です。

一方、Googleスプレッドシートは、いつでもどこからでもアクセスできて、共同編集もできます。これはクラウドのメリットそのもので、それを活かすならGoogleスプレッドシートは最適です。

というわけで、両方をうまく活用するのがいちばんいいと思います。ビジネスの現場を見ると、やはりExcelをメインにして、共同編集したいときなどにGoogleスプレッドシートを使うのが、バランスがよいと思います。