条件に合うデータを合計するのはSUMIF関数ですが、SUMIF関数の欠点は条件が1つなら集計できるのですが、複数の条件となると集計できないことです。
複数の条件を満たすデータを合計する場合にはSUMIFS関数を使います。
1.［部課名］が「営業部2課」
2.［科目］が「旅費交通費」
この2つの条件を満たす［金額］を合計してみます。
まずは合計を表示させたいセルを選択し、SUMIFS関数を選びます。
［関数の引数］ダイアログボックスが表示されますが、引数を指定する欄が2つしかありませんが、引数を指定していくうちに、欄がだんだん増えていきます。
引数［合計対象範囲］
引数［合計対象範囲］には、合計したいデータがあるセル範囲を指定します。
［金額］欄であるD2：D12を指定します。
引数［条件範囲1］
引数［条件範囲1］には、1つ目の条件に合うかどうかを判断するデータのあるセル範囲を指定します。
1つ目の条件は、［部課名］が「営業部2課」ですから、［部課名］欄であるB2：B12を指定します。
引数［条件1］
引数［条件1］には、1つ目の条件が入力されているセルを指定します。
「営業部2課」のデータを集計したいわけですから、「営業部2課」という条件を入力してあるB16番地を指定します。
引数［条件範囲2］
引数［条件範囲2］には、2つ目の条件に合うかどうかを判断するデータのあるセル範囲を指定します。
2つ目の条件は、［科目］が「旅費交通費」ですから、［科目］欄であるC2：C12を指定します。
引数［条件2］
引数［条件2］には、2つ目の条件が入力されているセルを指定します。
「旅費交通費」のデータを集計したいわけですから、「旅費交通費」という条件を入力してあるC16番地を指定します。
3つ目の条件、4つ目の条件・・・と、まだ条件がある場合には、［条件範囲3］［条件3］、［条件範囲4］［条件4］・・・の引数をこれまでと同様に設定していきます。
でも、ダイアログボックスにはそんな引数は無いですが、スクロールバーを使うと表示されます。
［OK］ボタンをクリックすれば、設定完了です。
引数［条件］の入力
引数［条件1］［条件2］には、先程のように条件が入力してあるセル番地を指定する以外に、文字列や比較演算子を使った式を、ダイアログボックス内に直接入力することもできます。
［条件］に文字列や比較演算子を使った式を入力する場合には、その前後にダブルクォーテーションを入力しなければなりません。
ですが、「営業部2課」や「旅費交通費」とだけ入力すると、上の図のように入力した文字の前後にあとで自動的にダブルクォーテーションが入ります。
［条件］に比較演算子を使った式を入れる例も見てみます。
上のような表で、［重量］が「5以上10以下」のデータの、［送料］を合計したいとします。
一見、条件は1つしかないように思えますが、
1.［重量］が「5以上」
2.［重量］が「10以下」
の2つの条件を満たしたものを合計する、と考えます。
1つ目の条件は［重量］が「5以上」です。
「5以上」は「>=5」と表現しますから、［条件範囲1］［条件1］は下図のような設定になります。
2つ目の条件は［重量］が「10以下」です。
「10以下」は「<=10」と表現しますから、［条件範囲2］［条件2］は下のような設定になります。
もちろんこの場合も「>=5」や「<=10」の前後に、あとで自動的にダブルクォーテーションが入ります。