【自動化】Office365を使いこなそう!【Microsoft Flowメール編①】

今年の4月1日より、働き方改革の関連法がスタートいたします。

働き手が少ない中、時間外労働時間の上限が設定され、まさに企業にとっては、頭の痛い問題かと思います。

賛否は分かれるかと思いますが、弊社では、社内の業務効率化や勤務体系の改善を推進し、2年ほど前から従業員は時間外労働自体「ゼロ」で、運営しています。

そこで、そんな問題のソリューションにつながればと思い、Office365での効率化を紹介できればと思います。

 

さて今回のテーマは、よく仕事で使われるメールでの作業について自動化してみました。

今回使うアプリは、「Microsoft Flow」です。

 

試しに自動化してみました!

 

例題ですが、例えば、請求書が添付されたメールを受けたら、その添付ファイルを共有フォルダ(SharePoint)に保存しちゃいましょう。

まず、「Flow」のホーム画面で「歯車」の設定ボタンをクリックし、「フロー」をクリック

次に、「+新規」の「+一から作成」をクリック

すると、下図のような状態となります。これで、準備完了。

続いて、上図の中から、「新しいメールが届いたとき」をクリック。

すると上図のような画面が出てきますので、「詳細オプションを表示する」をクリックしましょう。

いろんな条件で次のステップのアクションを決められますが、今回は「添付ファイルあり」を「はい」、「添付ファイルを含める」を「はい」、「件名フィルター」を「請求書」としました。

要約すると、メールの件名が「請求書」で、添付ファイルがある場合という条件です。

次に、ファイルを保存するステップを作りましょう。

上図の「+新しいステップ」をクリック。

共有フォルダである「SharePoint」に保存したいので、上図の「SharePointのファイルの作成」をクリック。

ここでは、詳細を記載しませんが、サイトのアドレスを指定し、保存したいフォルダーを指定、ファイル名の指定と、最後にファイルコンテンツの指定。ファイルコンテンツは上図のように、ボックス内をクリックすると右側に「現在のアイテム」とでるので、それをクリック。これは、メールのところで指定した添付ファイルのことを意味しています。

さて、これで、保存すれば完了!

他にもメールでの作業はいくつかあると思うので、またシェアできればと思います!

最後まで、お読みいただきありがとうございました。