東京文久堂ニュース 4月62号

新年度を迎え、新たな気持ちでお仕事をされていると思います。4月1日から、「クロネコメール便」が廃止になり新たなサービス「クロネコDM便」が始まりました。料金体系がどうなるかと心配したのですが、従来の価格とさほど変わらなくお送りすることができることになりました。ご心配の方は弊社担当に気軽にお聞きください。

林田桂一

さて、今月も下記のニュースをお届けいたします。

◆今月のNEWS◆

1 大量のデータを瞬時に入力(フラッシュ フィル)【EXCEL】

2 アルファベットをすべて選択して半角に統一する【WORD】

3 URLやメールアドレスの下線を消す【EXCEL】

 

◆1大量のデータを瞬時に入力(フラッシュ フィル)

名簿などで、氏名が姓と名に分けて入力されているデータを、後から 1 つのセルにまとめる場合に、フラッシュ フィルを利用すると、データの先頭と 2 行目のセルに入力するだけで自動的に残りのデータを入力することができます。フラッシュ フィルは、入力したデータの規則性を認識し、必要とするデータを瞬時に入力する機能です。

STEP 1

1 件目のセルを選択し、同じ行に入力されている姓と名を 1 つのセルに入力します。

STEP 2

2 件目のセルを選択し、姓を入力し漢字に変換します。データが自動認識され、表の最終行まで氏名が表示されます。

STEP 3

Enter キーを押すと 2 件目の氏名が入力され、さらに Enter キーを押すと最終行まで氏名が自動的に入力されます。

◆2 アルファベットをすべて選択して半角に統一する【WORD】

  1. もとの文書です。全角と半角のアルファベットが混在しています。

  1. [ホーム]タブの[編集]にある[検索]ボタンの[▼]をクリックします。
  2. [高度な検索]をクリックします(Word 2007は[検索]をクリックします)。[検索と置換]ダイアログボックスの[検索]タブが表示されます。

[ホーム]タブの[編集]にある[検索]ボタンの[▼]をクリックしたら[高度な検索]をクリックします

  1. [オプション]ボタンをクリックしてダイアログボックスを広げます。最初から画面のように広がっている場合は、クリックする必要はありません。
  2. [ワイルドカードを使用する]をチェックします。

6.  [検索する文字列]に [a-zA-Za-zA-Z] と入力します。全体を半角のカギ括弧 [ と ] で囲み、

前半 の a-zA-Z はすべて半角、後半の a-zA-Z はハイフンのみ半角でそれ以外は全角です。

これで、半角と全角のアルファベットを指定したことになります。

  1. [検索する文字列]ボタン(Word 2007は[検索先]ボタン)をクリックし、[メイン文書]をクリックします。

[オプション]ボタンでダイアログボックスを広げたら、[ワイルドカードを使用する]をチェックして[検索する文字列]に [a-zA-Za-zA-Z] と入力します。

   全体を半角のカギ括弧 [ と ] で囲み前半の a-zA-Z はすべて半角、後半の a-zA-Z はハイフンのみ半角でそれ以外は全角です。指定したら[検索する場所]ボタンをクリックし、メニューから[メイン文書]をクリックします

8.文書中の全角・半角のすべてのアルファベットが選択されたことを確認したら[閉じる]ボタン  をクリックします。

文書中の全角・半角のすべてのアルファベットが選択されたことを確認したら[閉じる]ボタンをクリックします

  1. 全角・半角のすべてのアルファベットが選択されました。

全角・半角のすべてのアルファベットが選択されました

10.[ホーム]タブの[フォント]グループにある[文字種の変換]ボタンをクリックします。
11.メニューから[半角]をクリックします。

[ホーム]タブの[フォント]グループにある[文字種の変換]ボタンをクリックしてメニューを開いたら、[半角]をクリックします

12.選択されていたアルファベットがすべて半角に変換されました。適当な箇所をクリックすれば選択が解除されます。

選択されていたアルファベットがすべて半角に変換されました。適当な箇所をクリックすれば選択が解除されます

 

◆3 URLやメールアドレスの下線を消す   

ハイパーリンクの使用頻度が低く使いたい時だけ個別に設定するというのなら、最初からハイパーリンクを設定しないようにオプションで変更することができます。

「ファイル」タブをクリックしてバックステージビューを表示します。
オプションをクリックして、オプションダイアログボックスを表示します。左側のメニューから文章構成を選択、オートコレクトのオプションボタンをクリックします。

 

オートコレクトのダイアログボックスが表示されたら、入力フォーマットタブをクリックします。

 

勝手にハイパーリンクが設定されるのは、この入力中に自動で変更する項目のインターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する、のチェックがデフォルトでONになっているからです。

いつも勝手にハイパーリンクが設定されて困っているのならば、この設定は不要なので、チェックをはずしましょう。

OKをクリックして、Excelのオプションに戻り、もう一度OKをクリックして、ファイルに戻ります。以上で、URLを入力してもハイパーリンクになりません。


さて、普段は、ハイパーリンクを使っているけれど、今は不要とか、このURLだけは、ハイパーリンク設定しないというような場合は、入力直後に、

キーを押します。

すると、ハイパーリンクが設定された状態からリンクを解除することができます。