東京文久堂ニュース 2014年8月54号

弊社は今年中に事業継続計画(BCP)を策定することにしました。

そんな時に先日、耳下腺炎になり、会社を3日休みました。その場合に命令系統はどうするのかとか決めておくことが事業継続計画です。もちろん、自然災害が起こった場合のことを一番に考えなければいけませんが…。

 弊社だけでなく、皆さんにとっても考えておくべきことなのではないでしょうか。危機管理のノウハウを貯めて、皆さんにご提供できるようにしたいと思います。
林田桂一

※事業継続計画(Business continuity planning、BCP)は「競争的優位性と価値体系の完全性を維持しながら、組織が内外の脅威にさらされる事態を識別し、効果的防止策と組織の回復策を提供するためハードウェア資産とソフトウェア資産を総合する計画」のこと。

夏季休暇のお知らせ
盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。また、平素は格別なるご高配を賜り厚くお礼申し上げます。弊社では、誠に勝手ながら、本年度の夏季休暇を以下の日程で実施させていただきます。大変ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
■夏季休暇期間■2014年8月14日(木)~15日(金)まで※ 2014年8月18日(月)より、通常業務を開始します。

 

さて、今月も下記のニュースをお届けいたします。

◆今月のNEWS◆

1 「株式会社」を無視して並べ替えるワザ(EXCEL

2 PDFをWordの文書ファイルに変換する

3 入力した数字が変わってしまう【Excel 2010】

 

◆1 「株式会社」を無視して並べ替えるワザ(EXCEL

顧客名簿などを社名で並べ替えると、「株式会社」で始まる会社がズラっと並んでしまうことがあります(図1)。今回は「株式会社」を無視して並べ替える方法を考えてみましょう。

図1 社名を基準にして表を並べ替えると(1~3)、「株式会社」で始まる会社がズラっと並んでしまいます。「株式会社」を無視して並べ替える方法を考えてみましょう。

Excelでは「データ」タブの「昇順」ボタンなどを押すと、選択セルの列を基準に並べ替えが行われます。数値や日付は大小の順となりますが、気を付けたいのは文字列です。文字列は漢字の部分を読みに置き換えたうえで、国語辞典と同様の五十音順で並べ替えられます。

Excelは漢字変換前の読みをフリガナ情報としてセルに記録しており(図2)、並べ替え時にはそれが使われます。実際に並べ替え対象となる文字列は図3のようなものです。顧客名簿を社名の読みの五十音順で並べ替えたいなら、このフリガナ情報を保持したまま「株式会社」を取る必要があります。

並べ替えるとフリガナの五十音順になる

図2 Excelは漢字変換前の読みをフリガナ情報としてセルに記録しており、並べ替えでは漢字部分をフリガナ情報に置き換えた文字列の五十音順になる。フリガナ情報を表示しておくと、今回紹介するワザの意味がよくわかる。社名のセル範囲を選択して「ホーム」タブの「ふりがなの表示/非表示」を選ぶ(1~3)

図3 PHONETIC(フォネティック)関数を使うと、並べ替え基準として使われる文字列を確認できる。漢字はフリガナ情報、ひらがなと半角カタカナは全角カタカナに置き換わり、英数記号は全角/半角ともそのままとなる

置換ではフリガナが残るが数式にはフリガナが付かない

結論的には手作業が基本となるのですが、ここでぜひ利用したいのが「置換」機能です(図4~図6)。手作業と同じ「株式会社」削除処理をまとめて行えます。その際、置換対象でない文字列のフリガナ情報はそのまま保持されます。

「株式会社」をまとめて削除

図4 社名をすべて隣の列に複製する(1)。普通にセル範囲をコピー/貼り付けすれば、フリガナ情報も含めて複製される。複製した社名全体を選択して、「ホーム」タブの「検索と選択」から「置換」を選ぶ(2~5)

図5 「検索する文字列」欄に「株式会社」と入力(1)。「置換後の文字列」欄を空のままにして「すべて置換」ボタンを押すと(2)、選択範囲の「株式会社」をまとめて削除できる

図6 C2セルをクリックして選択し、「データ」タブの「昇順」をクリック(1~3)。これで「株式会社」を取り除いた社名の読みの五十音順で並べ替えられる。「(株)」なども同様にして削除すればよい

「株式会社」削除処理は数式でも可能ですが、大きな“落とし穴”があります。数式にはフリガナ情報が付かないのです。このため、数式で処理した文字列を基準に並べ替えを行うと文字コード順になってしまいます(図7)。

数式で「株式会社」を取ると失敗

図7 数式を使って社名から「株式会社」を取ると、並べ替えがうまくいかない(1)(2)。数式にはフリガナ情報が付かないため、文字コード順で並んでしまう。ここではSUBSTITUTE(サブスティテュート)関数を使い、社名の「株式会社」を空の文字列(””)に置換した。「”」は半角のダブルクォーテーション。「SUBSTITUTE(文字列,検索文字列,置換文字列)」という書式を取る

数式で処理したい場合は、フリガナ情報を加工する手があります。PHONETIC関数の結果(図3)から「カブシキガイシャ」を削除すれば、「株式会社」を取り去った社名の読みになります(図8)。

「カブシキガイシャ」をフリガナから取る

図8 社名そのものではなくPHONETIC関数の文字列(図3)から「カブシキガイシャ」を取り除き、それを基準に並べ替えるならうまくいく(1)(2)。ただし、読みが異なる「カブシキカイシャ」などが交じっている場合は、さらに工夫が必要になる[注]

[注]例えば「カブシキガイシャ」「カブシキカイシャ」「(カブ)」をすべて取り去るなら、「=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(PHONETIC(B2),”カブシキガイシャ”,””),”カブシキカイシャ”,””),”(カブ)”,””)」といった具合にSUBSTITUTE関数を入れ子にする

なお、ウェブやテキストファイルなどからセルにコピー/貼り付けした社名にはフリガナ情報が付きません。読みの五十音順で並べ替えたければ、フリガナ情報を入力する必要があります。セルを選択して「ホーム」タブの「ふりがなの表示/非表示」の「▼」メニューから「ふりがなの編集」を選ぶか、「Alt」+「Shift」+「↑」キーを押します。

 

◆2 PDFをWordの文書ファイルに変換する

PDFの内容を修正する場合、Wordなどで作った元文書の内容を修正してからPDFへと再出力するのが基本です。元の文書をなくしてしまった場合でも、PDFをWordで編集できるファイルに変換することで編集が可能となります。

もっとも手軽で確実なのは、「Adobe Acrobat」を利用する方法です。レイアウトの再現性も高く、Word文書から作ったPDFならほぼそのままの状態で編集できます。ただし市販ソフトなので、利用するにはソフトの代金が発生するという点がネックです。

お金をかけずにPDFを変換したい場合は、無料ソフトの「UniPDF」がおすすめです。海外のソフトですが、簡単な設定でインターフェースを日本語に変更できます。操作も簡単なのですが、図形やテキストボックスを使ったレイアウトの再現性がやや低いのが残念です。あくまでもテキストの流用程度で利用しましょう。

Adobe AcrobatからPDFを開き、「ファイル」→「その他の形式で保存」→「Microsoft Word」→「Word文書」とクリックしてファイルを保存する

フォントが変わったり図形の位置が微妙にズレたりすることもあるが、元のPDFとほぼ同じ状態に変換される

「UniPDF」のサイト(http://unipdf.com/)を開き、「Download It Free Now」をクリックしてファイルをダウンロードする。ダウンロード完了後、ファイルを解凍

解凍したEXEファイルを実行して、ソフトをインストールする。基本的には「Next」をクリックしていくだけでOK

インストール中に、ほかのソフトを進められる場合がある。この画面が表示されたら「Decline」をクリック

インストールしたソフトを起動し、「Setting」タブを開く。「Language」から「日本語」を選択し、「保存」をクリック

「ホーム」タブを開き、ソフトのウィンドウにPDFファイルをドラッグ&ドロップする

「形式を出力」から「Word」を選び、「変換」をクリック

「すべてのファイルを開く」を選択し、「開く」をクリックする

PDFがWord 2010で読み込めるRTFファイルに変換された