東京文久堂ニュース 2014年7月53号

「やじ」を国語辞書で調べてみました。
やじうまの略でした。
他人の言動をあざけり妨害すること。
他人の動作や発言などに,からかいや非難の言葉を浴びせる。
では、「野次馬」とは?
人の尻馬に乗って、自分とは無関係なことに、おもしろ半分で口を出したり騒ぎ立てたりすること。

なんと恥ずかしい行為でしょうか?こんなことが国会や地方議会の中で、まかり通っているのはどうしてでしょう。
子ども達には、ほかの人が発言しているときは静かに聞くように教えているのに…。ヤジの内容にももちろん問題がありますが、議会で野次ること自体をやめるべきではないでしょうか。
さて、今月も下記のニュースをお届けいたします。

◆今月のNEWS◆
1 文書編集の便利技【WORD】
2 作業時間を大幅に短縮できる一括印刷ワザ【Excel 2010】
3 価格×性能チャートを製品名入りで作る(Excel 2013)

◆1 文書編集の便利技【WORD】

(1)複数の箇所に同じ書式を設定する
Word文書を編集する中で、複数の文字列に、同じ書式を設定した経験はありませんか?ひとつずつ丁寧に設定していくのも手ですが、そんな時は、1箇所めの文字列をドラッグして選択した後に、[Ctrl]キーを押しながら次の文字列を選択すれば、離れた文字列を一緒に選択することができます。その状態から書式を変更すれば、1回でまとめて変更を行うことができ、大変効率的です。

▲[Ctrl]キーを押しながら一行目のWindows XPを選択すると、離れた2箇所も同時に選択できる

(2)文字列を簡単に移動・コピーする
Word文書を作成中に多いのが、文字列の移動とコピー。ショートカットキーを使い、[Ctrl]+[X]でカットした文字列を、指定の位置に貼り直したり、[Ctrl]+[C]でコピーすることもできますが、もっと簡単に移動・コピーする方法があります。
まず、文字列を選択します。次に、その文字列をドラッグするだけで移動できるのです。また、その際に[Ctrl]キーを押しながら移動すれば、コピーすることができます。


※ドラッグで移動・コピーするには「Wordのオプション」の「詳細設定」の「ドラッグ アンドドロップ編集を行う」のチェックがオンになっている必要があります。

(3)全角・半角を統一する
文書を作成している中で、全角と半角の表記が文書内に混在してしまうことがあります。見た目の良い文書を作成するためには、英語や数字を全角または半角で統一することは必須です。しかし、1つずつ確認しながら変更していくのは大変手間です。そんな時に便利なのが「文字種の変換」ボタンです。
まず、文字列を選択し、次に「ホーム」タブの「文字種の変換」ボタンから「全角」または「半角」をクリックすれば、英語、数字、カタカナの表記を一発で統一することができます。

▲「文字種の変換」ボタンを使えば、全角、半角だけでなく、大文字、小文字、カタカナ、ひらがな に文字を統一できる

(4)特定の文字をまとめて変更または削除する
文書の作成を終え、内容を見直してみたところ、気になる表現が見つかり修正することに。こんな時は「検索と置換」ダイアログボックスの「置換」タブを利用すると便利です。まず、「検索する文字列」に変更したい文字を入力。次に「置換後の文字列」に変更後の文字を入力して、「すべて置換」ボタンをクリックすれば一発で文字を変換できます。また、「置換後の文字列」を空欄にして「すべて置換」ボタンをクリックすれば、指定の文字をまとめて削除することもできます。

▲「置換」タブを利用すれば、一発で指定の文字列を変換できる

 

◆2 作業時間を大幅に短縮できる一括印刷ワザ【Excel 2010】

Excel 2010のブック(文書ファイル)には、複数のワークシートを保存できるので、関連する資料をひとつのファイルにまとめられるので便利ですが、複数のワークシートを印刷する場合、まとめて印刷するには、ちょっとしたコツが必要です。
すべてのワークシートをまとめて印刷する
まずは、ブックに含まれるすべてのワークシートを印刷する方法について紹介します。バックステージビューから印刷設定画面を開き、印刷範囲設定で「ブック全体を印刷」を選択。これで、全ワークシートを一括印刷できます。

複数のワークシートを含むブックの例。画面下部のタブをクリックすることで、編集中のワークシートを切り替えられる

印刷設定画面を開き、印刷範囲設定から「ブック全体を印刷」を選択する

プレビューを確認すると、ほかのワークシートも印刷範囲に設定されていることがわかる。このまま「印刷」をクリックする

 

すべてのワークシートを印刷する場合、必ずプレビューで各ワークシートの状態を確認してください。用紙設定が違っていたり無駄な空きがあったりすると、正しく印刷されません。
一部のワークシートをまとめて印刷する
複数のワークシートのうち一部を印刷したいときは、ワークシートの選択ワザを利用します。Ctrlキーを押しながら各ワークシートのタブをクリックすることで、複数のワークシートを選択できます。Shiftキーを押しながらクリックなら、タブの範囲指定となります。エクスプローラーでのファイル操作と同じ感覚です。

Ctrlキーを押しながらタブをクリックすると、複数のワークシートが選択状態となる

この状態のまま印刷設定画面を開き、印刷範囲に「作業中のシートを印刷」を選択してからプリントしましょう。「選択した部分を印刷」はセルの選択範囲を指定する項目なので、選ばないように注意してください。

印刷設定画面で「作業中のシートを印刷」を設定し、印刷を実行する

複数のタブを選択した際は、作業が終わったらかならず選択を解除しましょう。そのままセルの編集作業を行なうと、選択中のワークシートすべてに反映されてしまいます。

タブの右クリックメニューから「作業グループ解除」をクリックして、ワークシートの複数選択を解除する

■用紙の向きや印刷範囲を一括設定する
ワークシートは個別に印刷設定を行なえるため、それぞれ用紙サイズや印刷の向きが異なる場合があります。しかし各ワークシートをまとめて印刷するとなると、用紙サイズや向きをそろえたほうがいいので、印刷設定を一括で行ないましょう。
まずは画面下部のタブから設定したいワークシートの一部、もしくはすべてを選択したままの状態で印刷設定画面を開き、用紙サイズや印刷の向きを設定します。これで、選択されたすべてのワークシートに設定内容が反映されます。

CtrlキーまたはShiftキーを押しながらタブをクリックして、複数のワークシートを選択する

印刷設定画面を開き、用紙サイズや印刷の向きを変更する

すべてのワークシートに設定内容が反映された

複数のワークシートから同じ部分だけを抜き出して印刷することも可能です。ワークシートを選択したあと、セルをドラッグして範囲を設定。印刷範囲に「選択した部分を印刷」を設定すると、各ワークシートから同じエリアのデータを抽出して印刷できます。同じフォーマットで作成されているワークシートで、データを見比べるときなどに便利です。

複数のワークシートを選択した状態で、表の一部をドラッグして選択

印刷範囲に「選択した部分を印刷」を設定。それぞれのワークシートから同じ部分だけを抽出して印刷できる

■複数の文書をまとめて印刷する
複数の文書を印刷する場合、ひとつずつ開いてから印刷するのは面倒なので、印刷したい文書ファイルをまとめて選択し、右クリックメニューから「印刷」を選ぶだけでOKです。Excel 2010が自動的に起動し、印刷が終わると終了します。

エクスプローラーで複数のファイルを選択し、右クリックメニューから「印刷」をクリック

Excel 2010でそれぞれ文書が自動的に開き、印刷が行なわれる。印刷が終わった文書は自動的に閉じる