東京文久堂ニュース 2014年6月52号

六月は雨がたくさん降る時季なのに“水の無い月”って変なのって思われますよね。
「水無月」の“無”は“の”にあたる連体助詞ですので、「水無月」は“水の月”ということになります。
田植えが済み、田に水を張る必要があることから“水の月”→「水無月」と呼ばれるようになったようです。
さて、今月もニュースをお届けいたします。

● 今月のNEWS

1  見出しや本文の概要から目的の個所を見つける(Word 2010)
2  便利な関数(「CONCATENATE」「PHONETIC」「COUNTIF」)の紹介。
3  25 時や70 分を表示する(EXCEL)

見出しや本文の概要から目的の個所を見つける(Word 2010)

Word 2010 に新たに追加された「ナビゲーションウィンドウ」は、文書をアウトラインで検索、編集するための機能です。従来のアウトラインモードと異なるのは、編集領域の左側に別ウィンドウで表示される点で、タイトルや見出しなどをクリックすると、瞬時に該当個所が表示されます。見出しのドラッグ・アンド・ドロップで文書の一部を入れ替えることも可能です。

「表示」をクリックし、「ナビゲーションウィンドウ」のチェックを入れる。

「表示」をクリックし、「ナビゲーションウィンドウ」のチェックを入れる。

 

ナビゲーションウィンドウに見出しのリストが表示される。 見出しをクリックすると、その見出しの部分が表示される。

ナビゲーションウィンドウに見出しのリストが表示される。
見出しをクリックすると、その見出しの部分が表示される。

 

ナビゲーションウィンドウ上で見出しをドラッグ・アンド・ドロップすることで、その部分に含まれる本文や画像などをまるごと移動できる。

ナビゲーションウィンドウ上で見出しをドラッグ・アンド・ドロップすることで、その部分に含まれる本文や画像などをまるごと移動できる。

便利な関数(「CONCATENATE」「PHONETIC」「COUNTIF」)の紹介。

(住所録)文字列操作の関数を駆使すれば入力が素早く済む!
住所録を最初から作るとき、膨大な量の氏名や住所などを入力するのは、骨の折れる作業です。文字
列操作の関数を使って上手に“手抜き”しましょう。「氏」と「名」を入力した表に「氏名」を追加する場合は、手入力は不要です。
「CONCATENATE」で全員の氏名を一気に入力できます。フリガナの入力も「PHONETIC」を使えば一発で済みます。表を見ながら会費を支払った人数を数えるときも、「COUNTIF」で正確な数値が出せます。

◎別々のセルに入力した氏と名を結合
氏と名をつなげるには「CONCATENATE」(コンカティネイト)の出番(図1)。関数を選び、「関数の引数」画面を開きます(図2、図3)。「文字列1」と「文字列2」にそれぞれ氏と名を指定すればOK(図3)。後は「オートフィル」で関数をコピーすれば、全員分をまとめて入力できます(図4)。

図1 「 CONCATENATE」は文字と文字をつなげられる。ここでは、A3 セルの「安達」とB3 セルの「徹」を自動的につなげて、C3 セルに「安達徹」と表示する。

図1 「 CONCATENATE」は文字と文字をつなげられる。ここでは、A3 セルの「安達」とB3 セルの「徹」を自動的につなげて、C3 セルに「安達徹」と表示する。

図2  関数を入力するセルをクリック(右図(1)、ここではC3セル)。「数式」をクリックし(下図(2) )、「文字列操作」(3) →「CONCATENATE」(4)と順にクリックする。

図2  関数を入力するセルをクリック(右図(1)、ここではC3セル)。「数式」をクリックし(下図(2) )、「文字列操作」(3) →「CONCATENATE」(4)と順にクリックする。

図3 「 関数の引数」画面が開く。「文字列1」欄を選び、表のA3 セルをクリックすれば「A3」と入力される(1)。同じ要領で「文字列2」を選び、表のB3 セルをクリック(2)。「OK」をクリックする(3)。

図3 「 関数の引数」画面が開く。「文字列1」欄を選び、表のA3 セルをクリックすれば「A3」と入力される(1)。同じ要領で「文字列2」を選び、表のB3 セルをクリック(2)。「OK」をクリックする(3)。

図4  表に戻ると、C3 セルに「安達徹」と入力される(上図(1))。C3 セルの右下にポインターを合わせ「+」の形に変わったら、C12 セルまでドラグする(2)。これで関数がコピーされ、全員の氏名が自動入力される(3)。

図4  表に戻ると、C3 セルに「安達徹」と入力される(上図(1))。C3 セルの右下にポインターを合わせ「+」の形に変わったら、C12 セルまでドラグする(2)。これで関数がコピーされ、全員の氏名が自動入力される(3)。

◎氏名のフリガナを一気に入力できる
フリガナの入力には「PHONETIC」(フォネティック)が便利です(図5)。「関数の引数」画面で「参照」欄で「氏」「名」が入ったセルを指定して入力します(図6 〜図8)。ただし、「CONCATENATE」で結合した氏名を指定してもフリガナにならないので注意しましょう。[注1]

[注1]  一部の日本語入力ソフトを使った場合でもフリガナの入力ができないことがあります。

を自動的につなげて、C3 セルに「安達徹」と表示する。

を自動的につなげて、C3 セルに「安達徹」と表示する。

図6  関数を入力するD3 セルをクリックする。「数式」をクリックし(1)、「その他の関数」(2)→「情報」(3)→「PHONETIC」(4)と順にクリックする。

図6  関数を入力するD3 セルをクリックする。「数式」をクリックし(1)、「その他の関数」(2)→「情報」(3)→「PHONETIC」(4)と順にクリックする。

図7 「 関数の引数」画面が現れる。表のA3セルとB3 セルをドラグ(上図(1))。すると「参照」欄に「A3:B3」と入力される(右図(2))。「OK」をクリックする(3)。

図7 「 関数の引数」画面が現れる。表のA3セルとB3 セルをドラグ(上図(1))。すると「参照」欄に「A3:B3」と入力される(右図(2))。「OK」をクリックする(3)。

図8  表に戻ると、D3 セルに「アダチトオル」と入力される。図4 のように関数をコピーすれば、全員の入力が一度に済む。[注]

図8  表に戻ると、D3 セルに「アダチトオル」と入力される。図4 のように関数をコピーすれば、全員の入力が一度に済む。[注]

◎会費を支払った人数を自動的にカウントする
会費を支払ったことを示す「○」の合計を出すとき、画面を見ながら数えるのは間違いの元。こんなときは「COUNTIF」(カウントイフ)を使いましょう(図9)。「関数の引数」画面で、範囲と検索条件を指定するだけ(図10 〜図12)。同じ要領で未払い(「×」の数)の合計も出せます。

図9 「 COUNTIF」を使えば、条件に合ったデータを数えられる。ここでは、会費を支払ったことを示す「○」を数え、L3 セルに人数を表示する。

図9 「 COUNTIF」を使えば、条件に合ったデータを数えられる。ここでは、会費を支払ったことを示す「○」を数え、L3 セルに人数を表示する。

図10  L 3 セルをクリックする(左図(1))。「数式」をクリックし(下図(2))、「その他の関数」(3)→「統計」(4)→「COUNTIF」と順にクリックする(5)。

図10  L 3 セルをクリックする(左図(1))。「数式」をクリックし(下図(2))、「その他の関数」(3)→「統計」(4)→「COUNTIF」と順にクリックする(5)。

図11 「 関数の引数」画面の「範囲」をクリックし、表の「会費」欄のI3 セルからI12 セルをドラグ(1)。「I3:I12」と表示される(2)。「検索条件」を選び、「○」が入ったセル(ここではI3)をクリックする(3)。「OK」をクリックする(4)。

図11 「 関数の引数」画面の「範囲」をクリックし、表の「会費」欄のI3 セルからI12 セルをドラグ(1)。「I3:I12」と表示される(2)。「検索条件」を選び、「○」が入ったセル(ここではI3)をクリックする(3)。「OK」をクリックする(4)。

図12 「 会費」欄の「○」が自動的に数えられ、L 3セルに「6」と表示される。未払いの人を数えるときは、L 4 セルを選び、図11 の「検索条件」で「×」(I 4 セルなど)を指定すればいい。

図12 「 会費」欄の「○」が自動的に数えられ、L 3セルに「6」と表示される。未払いの人を数えるときは、L 4 セルを選び、図11 の「検索条件」で「×」(I 4 セルなど)を指定すればいい。

25 時や70 分を表示する(EXCEL)

Excel は日付や時間の計算も得意です。セルに「0:30」「0:50」と入力し、2 つのセルを足し算すれば「1:20」と表示されます。

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図1 Excel では、日付や時間を数値のように計算できる

この「1:20」を「80」と表示するには、セルの表示形式を設定します。「ホーム」タブ「数値」グループの「ダイアログボックスランチャー」ボタンをクリックして「セルの書式設定」ダイアログボックスを開きます。

図2  セルの表示形式を設定するには「セルの書式設定」ダイアログボックスを開く

「表示形式」タブを開き「分類」リストで「ユーザー定義」を選択します。右側に「種類」ボックスが表示されるので「[mm]」のように、分を表す「m」を半角の角括弧で囲みます。これで60 分を超える分を表示できます。

図3 分を表す書式記号「m」を角括弧で囲むと

図3 分を表す書式記号「m」を角括弧で囲むと

図4 セルに60 分を超える分が表示される時を表す「h」を角括弧で囲むと24 時間を超える「30」なども表示できます。

図4 セルに60 分を超える分が表示される時を表す「h」を角括弧で囲むと24 時間を超える「30」なども表示できます。

時を表す「h」を角括弧で囲むと24 時間を超える「30」なども表示できます。